Beleidsverklaring Urgent Vertalen

Urgent Vertalen is een vertaalbureau gevestigd in het bruisende hart van de Randstad, Den Haag. Van de vertaalopdrachten die wij uitvoeren zijn meer dan 90% van deze vertalingen beëdigde vertalingen. Dankzij het gebruik van ervaren, bekwame en beproefde ‘native-speaker’ vertalers zijn wij in staat onze klanten een eersteklas vertaalservice te leveren. Vertaalbureau Urgent Vertalen verwelkomt in haar clientèle zowel overheidsinstellingen als kleine, middelgrote of grote ondernemingen, maar ook de particuliere klant is met vertaalwerk meer dan welkom. Vertaalbureau Urgent Vertalen heeft een unieke positie in de vertaalwereld door haar uitzonderlijke snelheid van handelen.

Wij kennen, als geen ander, de sterke punten van onze onderneming. Klanten noemen ons betrouwbaar, snel, voordelig en communicatief. Bovenal staat snelheid van handelen centraal bij Vertaalbureau Urgent Vertalen.

Missie

Urgent Vertalen heeft als missie om betrouwbare, kwalitatief hoogwaardige vertaaldiensten te leveren waarbij vertrouwelijkheid, integriteit en zorgvuldige omgang met informatie centraal staan. Door het professioneel beschermen van persoonsgegevens, bedrijfsinformatie en vertrouwelijke dossiers waarborgen wij het vertrouwen van klanten, overheidsinstellingen en andere belanghebbenden in onze dienstverlening.

Visie

Urgent Vertalen ziet informatiebeveiliging als een essentieel onderdeel van professioneel vertalen en als voorwaarde voor duurzame samenwerking met klanten. Door het continu verbeteren van het informatiebeveiligingsmanagementsysteem conform ISO 27001:2022 en het integreren hiervan in de bedrijfsvoering, streven wij naar een toekomstbestendige organisatie waarin informatie veilig, betrouwbaar en verantwoord wordt verwerkt.

Toepassingsgebied

Om de processen en de kwaliteit van de output van de organisatie te optimaliseren, moet de bedrijfsvoering van Urgent Vertalen goed worden geborgd en blijven we deze optimaliseren. Daarnaast vinden we het belangrijk dat onze informatiebeveiliging op een zo hoog mogelijk niveau is en we ook deze blijven optimaliseren.

Om dit te bewerkstelligen heef Urgent Vertalen een managementsysteem opgezet en geïmplementeerd conform de eisen van de norm ISO-9001:2015, ISO 17100:2015 en de ISO-27001:2022

De scope van dit managementsysteem is vastgelegd op:
Het verzorgen van (beëdigde) vertalingen (ISO 17100).
Het verzorgen van (beëdigde) vertalingen en legalisatie (ISO 9001 en ISO 27001).

Kwaliteitsbeleid

Het kwaliteitsbeleid van Urgent Vertalen bevat algemene doelstellingen van Urgent Vertalen t.a.v. kwaliteit.

Het voldoen aan de verwachtingen van klanten en relevante belanghebbenden en het continu verbeteren van de interne organisatie staat daarin centraal. Dit wordt gedaan door:

Een voor de organisatie passend beleid te ontwikkelen;
Dit beleid kenbaar te maken binnen de organisatie;
Het bevorderen van kwaliteitsbewustzijn bij medewerkers;
Het motiveren van medewerkers, waarbij betrokkenheid bij verbeterprojecten wordt gestimuleerd;
Het faciliteren van trainingen en/of opleidingen van medewerkers
Regelmatig overleg te hebben met klanten over de eisen die aan de te leveren producten en diensten gesteld dienen te worden;
Continu te streven naar verhoging van de klanttevredenheid;
Te voldoen aan geldende wet- en regelgeving;
Een kwaliteitsmanagementsysteem te onderhouden dat voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in de norm ISO-9001:2015

Een combinatie van risico inventarisaties, interne projectevaluaties, klanttevredenheidsanalyses en interne audits draagt bij aan het identificeren van mogelijke verbeteringen binnen de processen van onze organisatie. Door het analyseren van informatie en het implementeren van verbeteringen op basis van deze informatie ontstaat een lerende organisatie waar continue verbetering op basis van de PDCA-cyclus centraal staat.

T.a.v. kwaliteitsbeleid zijn de volgende verantwoordelijkheden vastgelegd:

Er is een kwaliteitsmedewerker aangesteld voor het beheer, onderhoud en de continue verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem. De kwaliteitsmedewerker analyseert onder meer klanttevredenheid, bevindingen uit interne audits, prestaties van de dienstverlening, klantenklachten en de effectiviteit van corrigerende en preventieve maatregelen. Deze analyses vinden minimaal jaarlijks plaats voorafgaand aan het management-review. De resultaten hiervan, alsmede de bijsturing van doelstellingen, worden in notulen opgenomen.

Het management heeft de verantwoordelijkheden en de bevoegdheid om zeker te stellen dat het kwaliteitsmanagementsysteem zoals omschreven in het kwaliteitshandboek wordt uitgevoerd en continu wordt verbeterd.

Iedere medewerker van Urgent Vertalen heeft de verantwoordelijkheid en de vrijheid om:

Kwaliteitsproblemen te herkennen en te melden
Oplossingen langs bestaande hiërarchische wegen te initiëren, aan te bevelen of aan te geven;
De uitvoering van de gekozen oplossingen te controleren;
Afwijkingen in het kwaliteitsmanagementsysteem te signaleren;

Bekijk het ISO-9001 certificaat

Vertaalnorm

De ISO 17100 is de internationale norm voor het kwaliteitsmanagementsysteem van het leveren van vertaaldiensten. Doordat vertalen het hoofdproces is van Urgent Vertalen is deze ISO norm van essentieel belang. Hiermee wordt aangetoond dat het vertaalproces op een beheerste manier wordt uitgevoerd en dat de kwaliteit van de dienst optimaal wordt gewaarborgd. Hieronder valt dat verschillende processen in kaart zijn gebracht, waaronder de processen omtrent vertaling, waarin check/review is meegenomen. Daarnaast zijn de juiste middelen en de vereiste competenties van medewerkers en freelancers vastgelegd. Hiermee wordt de vertaalkwaliteit optimaal gewaarborgd. Door de High Level Structure (HLS) van het managementsysteem is de ISO 17100 geïntegreerd met ISO 9001:2015 en wordt deze norm tezamen met ISO 17100 onderhouden en is continu in ontwikkeling.

Bekijk het ISO-17100 certificaat

Informatiebeveiligingsbeleid

Het doel van Informatiebeveiliging is het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en het minimaliseren van bedrijfsschade door het voorkomen en minimaliseren van de impact van beveiligingsincidenten. Met name moeten informatiemiddelen worden beschermd om ervoor te zorgen dat:

Vertrouwelijkheid, d.w.z. bescherming tegen ongeoorloofde openbaarmaking
Integriteit, d.w.z. bescherming tegen ongeoorloofde of accidentele wijziging
Beschikbaarheid waar en wanneer nodig voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen.

T.a.v. informatiebeveiliging zijn de volgende verantwoordelijkheden vastgelegd:

De directie heeft dit Informatiebeveiligingsbeleid goedgekeurd;

De dagelijkse verantwoordelijkheid voor en de contacten met externe organisaties voor de naleving van de wettelijke eisen, met inbegrip van de bescherming van gegevens, berusten bij de Information Security Manager.

Alle werknemers of dienstverleners namens de organisatie hebben de plicht om de middelen, inclusief locaties, hardware, software, systemen of informatie, die zij onder hun hoede hebben, te beschermen en elke vermoede inbreuk op de beveiliging onmiddellijk te melden.

Het naleven van informatiebeveiligingsprocedures zoals uiteengezet in de beleids- en richtlijnstukken wordt geaccepteerd als onderdeel van de standaardwerkwijzen binnen de organisatie. Niet-naleving leidt tot disciplinaire maatregelen.

Aan alle wettelijke en reglementaire vereisten wordt voldaan en regelmatig op wijzigingen gecontroleerd.

Er is een bedrijfscontinuïteitsplan. Dit wordt onderhouden, getest en regelmatig herzien.

Dit informatiebeveiligingsbeleid wordt regelmatig herzien en kan door de informatiebeveiligingsmanager worden gewijzigd om de blijvende levensvatbaarheid, toepasbaarheid en naleving van de wetgeving te waarborgen en om de informatiebeveiliging systemen voortdurend te verbeteren.

De directie stuurt erop aan dat er wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving en dat middels het Informatiebeveiligingsmanagementsysteem continue verbetering wordt bewerkstelligd binnen de organisatie.

Bekijk het ISO-27001 certificaat

Om het managementsysteem van de drie ISO normen goed te kunnen waarborgen is de directie van Urgent Vertalen zelf actief betrokken bij het opzetten van het managementsysteem en wordt dit met externe deskundigheid van Consultants gewaarborgd.

Den Haag, 04-12-2025

Jeffrey Posthuma