Privacyverklaring Urgent Vertalen

Wanneer u een (beëdigde) vertaling, legalisatie en/of visum nodig hebt, hebben wij uw gegevens nodig om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Wij, Vertaalbureau Urgent Vertalen, hechten veel waarde aan een zorgvuldige omgang met uw (persoons)gegevens. Wij zullen uw gegevens daarom zorgvuldig verwerken en veilig voor u bewaren conform de meest relevante wet- en regelgeving. Op deze pagina vertellen wij u graag wat we met uw persoonsgegevens doen en waarom wij deze nodig hebben. Mocht u vragen hebben na het lezen van ons privacybeleid, neemt u dan gerust contact met ons op.

Wij adviseren u om regelmatig onze privacyverklaring te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen. Dit privacybeleid wordt regelmatig gecontroleerd op de actuele wet- en regelgeving. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacy beleid te accepteren.
Urgent Vertalen respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Versie 1.5

Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 14-06-2022.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Wij, Urgent Vertalen, gevestigd aan de Javastraat 72, 2585 AS te Den Haag, zijn verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens zoals weergegeven in onze privacyverklaring.

Urgent Vertalen
Javastraat 72
2585 AS Den Haag
telefoon: 070-7785830
e-mail: info@urgentvertalen.nl

Welke persoonsgegevens verwerkt Urgent Vertalen?

Wanneer u een offerte aanvraag bij ons doet voor een (beëdigde) vertaling en/of legalisatieservice, vragen wij u om minimale persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wanneer u de opdracht aan ons heeft toevertrouwd, verzamelen wij rondom het proces meer (persoonlijke) gegevens van u.

Hieronder treft u een transparant overzicht van de persoonsgegevens die wij zorgvuldig en veilig verwerken:

Vraagt u een offerte aan bij Urgent Vertalen, dan verzamelen en bewaren wij zorgvuldig, minimale (persoons)gegevens van u:

  • Organisatie
  • Voorletters en/of voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Geslacht
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type
  • E-mailverkeer tussen u en Urgent Vertalen
  • Documenten, foto’s, scans en/of andere bestanden die u ons per e-mail toestuurt
  • Documenten, foto’s en/of andere fysieke bronnen die u ons per post toestuurt
  • Documenten, foto’s en/of andere fysieke bronnen die u ons persoonlijk overhandigt.

Wanneer u Urgent Vertalen de opdracht heeft toevertrouwd, verzamelen en bewaren wij tevens onderstaande (persoons)gegevens van u:

  • Overige (persoons)gegevens die actief worden verstrekt in e-mail en/ of telefonische en/ of fysieke correspondentie
  • Betaalgegevens
  • Bestelgeschiedenis

Persoonsgegevens van websitebezoekers jonger dan 16 jaaar

De website en/of dienst(en) van Urgent Vertalen hebben niet de intentie om gegevens van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar te verzamelen. Helaas kunnen wij niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Uiteraard dient een bezoeker die jonger dan 16 jaar is, toestemming te vragen aan zijn of haar ouder(s) of voogd. Wij raden ouder(s)/voogd aan om betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kind(eren). Hierdoor voorkomt u dat er onnodig en zonder uw toestemming persoonsgegevens worden verzameld. Indien u er van overtuigd bent dat wij zonder uw weten/toestemming persoonsgegevens hebben ontvangen van een minderjarige, neemt u dan contact met ons op via info@urgentvertalen.nl. Wij zullen deze informatie dan uiteraard verwijderen.

Ons doel van het verwerken en verzamelen van uw persoonsgegevens

Wanneer u een offerte bij ons aanvraagt voor een (beëdigde) vertaling, legalisatie en/of visum, vragen wij u om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst(en) waarvoor u ons toestemming heeft verleend uit te kunnen voeren. Urgent Vertalen gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Zodat wij u kunnen bellen en/of e-mailen om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
  • Een beëdigde vertaling, al dan niet met legalisatie en/of visumservice per post of koerier bij u aan te leveren.
  • Verwerken en afhandelen van uw betaling.
  • Wij analyseren uw gedrag op onze website, om onze website te verbeteren en daarmee het aanbod van diensten en producten op uw voorkeur af te kunnen stemmen.
  • Persoonsgegevens worden eventueel verwerkt, wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens voor onze belastingaangifte.

Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Urgent Vertalen bewaart persoonsgegevens aan de hand van wet- en regelgeving en niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij uw gegevens hebben verzameld.

Hoe en waar beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Urgent Vertalen neemt het beschermen van uw (persoons)gegevens erg serieus.
Uw gegevens kunnen worden opgeslagen op onze beveiligde computers, beveiligde servers of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Wij hanteren gepaste maatregelen om uw gegevens te beschermen naast de wettelijke minimale beveiligingseisen. www.urgentvertalen.nl is dan ook voorzien van een beveiligde verbinding via SSL. Dit houdt onder andere in dat u uw (persoons)gegevens veilig via onze website met ons kan delen. U kunt de SSL versleuteling herkennen aan de adresbalk waarin onze websitegegevens en het slotje groen oplichten.

Wij werken ook met een tweestapsverificatie in de omgevingen waar uw (persoons)gegevens worden opgeslagen.

Mocht u vragen of suggesties hebben over de beveiliging van gegevens, neemt u dan gerust contact met ons op.

Het delen van persoonsgegevens met derden

In geval van het uitvoeren van de gemaakte overeenkomst en eventuele wettelijke verplichtingen zijn wij genoodzaakt om uw persoonsgegevens met derden te delen. Wanneer er persoonsgegevens worden verstrekt aan derden, zorgen wij dat er met de desbetreffende partij afspraken worden gemaakt omtrent een zorgvuldige verwerking en beveiligingsniveau (Verwerkersovereenkomst).

Het is mogelijk dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven of worden opgeslagen buiten Nederland. Urgent Vertalen heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat er met de doorgegeven persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan. Uw persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meerdere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Wij zullen uw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de EU doorgeven waarmee Urgent Vertalen passende afspraken en veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de privacy van uw gegevens te waarborgen.

Cookies bij het gebruiken van de website

Bij een eerste bezoek aan onze website, informeren en vragen wij u toestemming om onze cookies te accepteren. Wij gebruiken functionele, analytische en tracking cookies om onze kwaliteit en service te verhogen. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat bijvoorbeeld de website naar behoren en naar uw voorkeur functioneert. Een cookie wordt niet aan u als persoon gekoppeld, maar aan uw gebruik van de website. Indien gewenst, kunt u zich via uw eigen computer, tablet of smartphone afmelden voor cookies en reeds opgeslagen cookies verwijderen.

Het verliezen van persoonsgegevens

Uiteraard heeft Urgent Vertalen maatregelen genomen om (eventueel) verlies, misbruik, onbevoegd toegang, datalek of ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tot het minimum te beperken. Mocht er, ondanks de genomen maatregelen toch enige vorm van inbreuk ontstaan, zullen wij u terstond informeren. Wanneer u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed zijn beveiligd of er enige aanwijzing is van misbruik van uw gegevens, neemt u dan contact met ons op via info@urgentvertalen.nl of bel naar: 070-7785830.

Uw rechten

U heeft het recht om bij Urgent Vertalen een verzoek in te dienen voor;

meer informatie (middels een privacyverklaring);

U heeft het recht om te weten hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. In deze privacyverklaring is dit omschreven.

op inzage van uw persoonsgegevens die wij van u verwerken;

Iedere betrokkene heeft recht op inzage in zijn of haar eigen persoonsgegevens die Urgent Vertalen (in digitale vorm) beheert.

rectificatie van uw persoonsgegevens;

Iedere betrokkene heeft het recht om zijn of haar persoonsgegevens voor zover bekend bij Urgent Vertalen (naar waarheid) te veranderen of aan te vullen.

beperking van de verwerking;

De AVG geeft u in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van uw gegevens. Dit recht staat omschreven als het ‘recht op beperking van de verwerking’. Het geldt in een aantal situaties, bijvoorbeeld als de gegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet meer nodig zijn of als u bezwaar maakt. Alleen als wij gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben, die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, mogen wij de gegevens blijven verwerken. Als dat zo is, dan laten wij u dat weten. Zolang nog niet duidelijk is of onze gronden zwaarder wegen, zullen wij vanzelfsprekend de gegevens niet verwerken. Uw belangen gaan dan voor.

overdraagbaarheid (dataportabiliteit);

Iedere betrokkene heeft het recht om zijn of haar persoonsgegevens door te geven, over te brengen of over te laten brengen naar een andere organisatie of instelling.

gegevenswissing (vergetelheid);

Iedere betrokkene heeft volgens de wet ‘het recht om vergeten te worden’. Hiermee wordt bedoeld dat het volledig verwijderen van gegevens kan, afhankelijk van het moment van het verzoek en mogelijk gevolgen kunnen hebben voor de samenwerking of de dienstverlening. Ook kan er sprake zijn van een wettelijke bewaartermijn waardoor verwijderen van de gegevens niet (direct) mogelijk is.

correctie of op beperkt gebruik van de verzamelde gegevens;

Wanneer u bezwaar heeft gemaakt tegen het (deels) verwerken van uw persoonsgegevens en zolang nog niet duidelijk is of dit bezwaar gegrond is, kunt u ons verzoeken om vooralsnog uw persoonsgegevens niet te verwerken.

bezwaar maken over de verwerking van uw gegevens;

Als u bezwaar heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, of als u daar een klacht over hebt, dan kunt u uw bezwaar bij ons indienen.

Wij vragen u om:

– duidelijk aan te geven wat het bezwaar of de klacht is;

– een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen.

Tevens heeft u de mogelijkheid om een melding of een klacht te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw gegevens. Door het klachtenformulier in te vullen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/ , kunt u gebruik maken van uw rechten rondom de AVG.

niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profilering;

Urgent Vertalen maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering om personen op basis van hun persoonsgegevens in te delen in categorieën.

Hoe kan ik een verzoek indien bij Urgent Vertalen?

U kunt bij ons een verzoek indienen per aangetekende post of per e-mail. Om er zeker van te zijn dat u daadwerkelijk de desbetreffende persoon bent, vragen wij u om uw identiteit vast te stellen.

Aangetekende post verzending:

Urgent Vertalen
T.a.v. Afdeling Administratie
Javastraat 72
2585 AS Den Haag

of per e-mail naar:

info@urgentvertalen.nl

Wij nemen binnen 30 dagen na ontvangst van uw verzoek, melding of klacht een beslissing en wij informeren u hierover.