Welke documenten hebben een apostille nodig?

Stel, u wilt een bankrekening openen in het buitenland, de geboorte van uw kind aangeven bij een buitenlandse gemeente, of u wilt zich inschrijven bij een Nederlandse gemeente. In al deze gevallen kunt u meestal niet zomaar met uw originele documenten aankloppen. Documenten zoals uw paspoort, geboorteakte of huwelijksakte moeten in veel gevallen voorzien zijn van een apostille voordat ze geaccepteerd worden. De apostille dient als bewijs dat het document authentiek is en door de juiste autoriteit is afgegeven. Maar wat is een apostille precies?

Wat is een apostille verklaring?

Aan het vrije verkeer van openbare en persoonlijke documenten tussen verschillende landen zijn een aantal administratieve formaliteiten gebonden die acceptatie van documenten kunnen bemoeilijken. Eén van de grootste struikelblokken is het aantonen van de echtheid van een document. Daarnaast moet in sommige gevallen het document ook beëdigd vertaald worden naar de taal van het land van bestemming. Lees hier meer over in het artikel: “Wat is het verschil tussen een beëdigde vertaling en een gecertificeerde vertaling”.

Een buitenlands document kan in veel gevallen alleen door een rechter, ambtenaar of andere officiële instantie worden erkend als de authenticiteit ervan vaststaat. Dit gebeurt door middel van legalisatie. Legalisatie is het proces waarbij de formele echtheid van een document stap voor stap wordt gecontroleerd, waarbij iedere schakel in de keten de handtekening van de vorige controleert (Evrard, 2017).

Omdat dit proces vaak tijdrovend en ingewikkeld was, besloten verschillende landen om het te vereenvoudigen. Tijdens de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht werd op 5 oktober 1961 het Apostilleverdrag opgesteld. De aangesloten landen spraken af om buitenlandse documenten voortaan te voorzien van één gestandaardiseerde stempel: de apostille. Met deze apostillestempel is het document direct geldig in alle aangesloten landen (De Meyer, Erauw, & Verhellen, 2015).

Documenten die een apostille vereisen

Zoals eerder genoemd moeten buitenlandse documenten vaak gelegaliseerd worden voordat ze officieel erkend worden. Het gaat hierbij om documenten met juridische of officiële waarde. Denk aan:

• Bedrijfsdocumenten: bedrijfsvergunningen, uittreksels uit het handelsregister.
• Medische documenten: doktersverklaringen, ziekenhuisfacturen.
• Onderwijsdocumenten: diploma’s, certificaten.
• Juridische documenten: rechterlijke uitspraken, notariële akten.
• Documenten van de burgerlijke stand: geboorteakten, huwelijksakten.

Geboorteakten en andere documenten van de burgerlijke stand

Persoonlijke documenten die worden uitgegeven door de burgerlijke stand, zoals geboorteakten, huwelijksakten, echtscheidingsakten, overlijdensakten of akten van partnerschapsregistratie etc., moeten in veel gevallen worden gelegaliseerd met een apostille. Is het document opgesteld in het Nederlands en wordt het gebruikt in een ander land? Dan moet het eerst beëdigd vertaald worden, waarna ook de vertaling van een apostille voorzien moet worden.

Notariële akten en juridische documenten

Notariële akten zijn officiële documenten waarin verklaringen en overeenkomsten juridisch worden vastgelegd. Deze documenten kunnen, en in sommige gevallen moeten, gelegaliseerd worden met een apostille. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat de notaris die het document heeft opgesteld, geregistreerd en actief is in zijn of haar ambt. De rechtbank kan dan de handtekening van de notaris verifiëren, waarna de apostille op het document geplaatst wordt.

Ook rechterlijke uitspraken kunnen worden gelegaliseerd met een apostille. In dat geval moet de apostille worden aangevraagd bij de rechtbank waar de uitspraak is gedaan.

Diploma’s en educatieve certificaten

Voor diploma’s en andere educatieve documenten die in Nederland zijn afgegeven, geldt dat deze eerst gelegaliseerd moeten worden door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) controleert hierbij de onderwijsinstelling en ondertekent het document. Vervolgens kan de rechtbank de handtekening van DUO verifiëren en wordt de apostille op het document geplaatst.

Bedrijfsdocumenten en handelsregisteruittreksels

Bedrijfsdocumenten die bestemd zijn voor gebruik in het buitenland, en waarbij legalisatie vereist is, kunnen vaak via de Kamer van Koophandel (KvK) gelegaliseerd worden. Denk aan documenten zoals handelsfacturen, uittreksels uit het handelsregister, leaseverklaringen en handelsovereenkomsten.
Zodra de KvK deze documenten heeft geverifieerd en gelegaliseerd, kan de rechtbank de handtekening van de KvK verifiëren en een apostille afgeven.

Als het land van bestemming niet is aangesloten bij het apostilleverdrag, dan moet het document ook nog langs het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bij het Consulair Dienstencentrum (CDC), voor verdere legalisatie. Sommige landen vereisen hierna nog een derde legalisatie door de vertegenwoordiger van het CDC te verifiëren bij de ambassades van hun land.

Is een apostille verplicht?

Officiële en persoonlijke documenten met juridische of officiële waarde moeten vrijwel altijd gelegaliseerd worden voordat buitenlandse instanties ze accepteren. Of dat via een apostille kan of dat er een uitgebreider legalisatieproces nodig is, hangt af van het land van bestemming en het soort document. Binnen de EU is legalisatie met een apostille in sommige gevallen niet nodig, maar dit verschilt per situatie. Zo kan het zijn dat buitenlandse universiteiten voor Nederlandse studenten enkel een beëdigde vertaling van hun diploma vragen, zonder aanvullende legalisatie. Dit is echter eerder uitzondering dan regel. Het is daarom altijd verstandig om vooraf bij de betreffende instantie te controleren of legalisatie vereist is.

Hoe lang blijft een apostille geldig?

Er is geen eenduidig antwoord op de vraag hoe lang een apostille geldig is. In principe heeft een apostille geen vervaldatum. Toch kunnen individuele instanties eisen dat een apostille niet ouder is dan bijvoorbeeld enkele maanden. Daarnaast speelt de actualiteit van het onderliggende document vaak een rol. Zo worden oudere documenten, zoals huwelijksakten van meer dan zes maanden oud, in sommige landen niet meer geaccepteerd, waardoor de apostille op dat document automatisch zijn waarde verliest.

Wat kost een apostille en hoe verkrijg je er een?

Sinds 2025 betaalt men in Nederland bij de rechtbank een lege van €26,-. Hiermee kan een apostille- of legalisatiestempel verkregen worden. Iedereen mag zelf bij de rechtbank een apostille aanvragen; hiervoor hoeft niemand gemachtigd worden.

In de praktijk besteden veel particulieren en bedrijven de legalisatie uit aan gespecialiseerde bureaus. Voor een kleine vergoeding verzorgen deze bureaus de beëdigde vertaling en, indien nodig, het complete legalisatieproces. Bij Urgent Vertalen verzorgen wij de service voor zowel het beëdigd vertalen als het legaliseren. Zo bespaart u als klant tijd en moeite, omdat u zelf niet langs de rechtbank hoeft.

Stappen voor het aanvragen van een apostille

1. Controleer het originele document
   Zorg ervoor dat het document volledig en correct is. Het moet ondertekend zijn door een bevoegde vertegenwoordiger van de uitgevende instantie. Zonder geldige handtekening kan de rechtbank geen apostille plaatsen.
2. Bezoek de rechtbank
   Neem het originele document mee naar de rechtbank. Een medewerker controleert de ondertekening en de bevoegdheid van de ondertekenaar. Als alles klopt, wordt de apostille op het document geplaatst.
3. Eventuele beëdigde vertaling
   Moet het document vertaald worden voor het land van bestemming? Dan is een beëdigde vertaling vereist, die doorgaans ook gelegaliseerd moet worden.
4. Gebruik in het buitenland
   Het document met apostille kan nu gebruikt worden in landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag.

Veel gestelde vragen over apostilles

Conclusie: Het belang van een apostille voor internationale documenten

Een apostille zorgt ervoor dat uw officiële documenten zonder problemen geaccepteerd worden in landen die aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag. Met deze stempel wordt de echtheid van zowel het document als de ondertekenaar officieel erkend. Dit biedt zekerheid en voorkomt dat u in het buitenland voor onverwachte en ongewenste verrassingen komt te staan.

Bibliografie

De Meyer, J., Erauw, J., & Verhellen, J. (2015). Basisbronnen van internationaal privaatrecht. Mechelen: Wolters Kluwer.

Evrard, T. (2017). De legalisatie van buitenlandse documenten van burgerlijke stand: een tegengestelde evolutie. Deel 1: Het legalisatieprincipe. pp. 262-277. Opgeroepen op Maart 5, 2025, van https://libstore.ugent.be/fulltxt/RUG01/002/782/526/RUG01-002782526_2019_0001_AC.pdf