Welke documenten hebben een apostille nodig?

Een apostille kan nodig zijn op een geboorteakte, diploma, notariële akte of ander openbaar document dat u in het buitenland gebruikt. Welke route bij uw document past, hangt af van het land van afgifte, de bestemming en het documenttype. Soms geldt een vrijstelling of is een andere legalisatie nodig.

Wilt u dit regelwerk uit handen geven? Urgent Vertalen helpt u met de documentvoorbereiding en verzorgt de afgesproken vertaling en legalisatie. Stuur een leesbare scan en uw bestemming mee voor een duidelijk voorstel met kosten en planning.

Wat is een apostilleverklaring?

Een apostille bevestigt de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid van de ondertekenaar en, waar van toepassing, het zegel of de stempel op een openbaar document. Waar het Apostilleverdrag tussen de betrokken landen voor het document geldt, vervangt deze verklaring de gebruikelijke diplomatieke of consulaire legalisatie. De apostille bevestigt de herkomst, niet de inhoud van het document.

Wilt u de procedures vergelijken? Lees het verschil tussen legalisatie en apostille. Hieronder vindt u de belangrijkste documentgroepen en hun voorbereiding.

Welke documenten komen in aanmerking voor een apostille?

Veel aanvragen gaan over akten van de burgerlijke stand, notariële akten, rechterlijke uitspraken en geschikte onderwijsdocumenten. Ook een papieren, gewaarmerkt KVK-uittreksel of een beëdigde vertaling kan voor een apostille in aanmerking komen. De voorbeelden hieronder helpen u de juiste stukken voor uw aanvraag te verzamelen.

Geboorteakten en andere documenten van de burgerlijke stand

Denk aan een geboorteakte, huwelijksakte of overlijdensakte. Bij internationaal gebruik kan een apostille nodig zijn. Voor bepaalde openbare documenten die in een EU-land zijn afgegeven en aan een autoriteit in een ander EU-land worden overgelegd, geldt juist een vrijstelling. Een vertaling van uw geboorteakte kan daarnaast nodig zijn. Stuur de instructies van de ontvangende organisatie mee, zodat de gewenste taal en documentvorm duidelijk zijn.

Notariële akten en juridische documenten

Notariële akten en rechterlijke uitspraken vallen onder de documentsoorten waarop het Apostilleverdrag kan worden toegepast. Voor een Nederlandse uitspraak of beschikking vraagt u de apostille aan bij de rechtbank die deze heeft afgegeven. Heeft u ook een juridische vertaling nodig? Urgent Vertalen stemt de vertaalopdracht met u af op het gebruiksdoel.

Diploma’s en educatieve certificaten

Gaat u met een Nederlands diploma of een cijferlijst werken of studeren in het buitenland? Bij een legalisatieroute via DUO laat u het opleidingsdocument eerst door DUO controleren en legaliseren. Daarna volgt de rechtbank voor een apostille, of een andere route. DUO stelt voorwaarden aan onder meer het originele document, de ondertekening en de erkenning van de opleiding. Bekijk de voorwaarden en aanvraagwijze van DUO.

Bedrijfsdocumenten en handelsregisteruittreksels

Voor een Nederlands KVK-uittreksel dat een apostille moet krijgen, heeft u een papieren, gewaarmerkt en ondertekend exemplaar nodig. Zakelijke documenten volgen niet allemaal deze route: administratieve documenten die rechtstreeks betrekking hebben op handels- of douaneverrichtingen vallen buiten het Apostilleverdrag. Neem daarom het concrete document als uitgangspunt. KVK licht de legalisatie van zakelijke documenten toe.

Is een apostille verplicht?

Een apostille is niet voor ieder buitenlands gebruik verplicht. Bij NederlandWereldwijd kiest u voor een Nederlands document het documenttype en het bestemmingsland. Voor een buitenlands document dat u in Nederland wilt gebruiken, kiest u het land van afgifte. Zo vindt u de toepasselijke apostilleroute, andere legalisatie of vrijstelling.

Een apostille op het oorspronkelijke document en een legalisatie van de vertaling zijn afzonderlijke stappen. Een beëdigde vertaling is niet in elke situatie vereist; volg de instructies van de ontvanger. Lees meer over het verschil tussen een beëdigde en een gecertificeerde vertaling.

Hoe lang blijft een apostille geldig?

Het Apostilleverdrag geeft een apostille geen eigen vervaldatum. De ontvangende organisatie kan wel eisen stellen aan de actualiteit en geldigheid van het onderliggende document. Vraag daarom bij uw aanvraag hoe recent dat document moet zijn. Een apostille verlengt de geldigheid van het onderliggende document niet.

Wat kost een apostille en hoe vraagt u die aan?

In 2026 rekent de Nederlandse rechtbank €27 voor een apostille of legalisatie. Kosten voor vertaling, dienstverlening en verzending staan daar los van. De actuele rechtbankinformatie vermeldt het tarief en de aanvraagwijze per rechtbank. Iemand anders mag de apostille voor u aanvragen; daarvoor is geen machtiging nodig.

Laat u de vertaling en legalisatie door Urgent Vertalen verzorgen? U ontvangt vooraf een voorstel voor uw opdracht, zodat u weet welke werkzaamheden, kosten en planning zijn afgesproken. Via onze legalisatieservice geeft u het regelwerk uit handen.

Stappen voor het aanvragen van een apostille

1. Bepaal de route met het documenttype, het land van afgifte en het bestemmingsland. Voeg de instructies van de ontvanger toe.
2. Verzamel het juiste officiële document en regel de eventuele voorbereiding. Een Nederlandse rechtbank vraagt het officiële document op papier.
3. Stem de vertaling af. Is een beëdigde vertaling of een aparte legalisatie daarvan gevraagd, neem die dan mee in de opdracht.
4. Vraag de apostille aan bij de bevoegde instantie. Voor een buitenlands origineel ligt die bevoegdheid in het land van afgifte. Urgent Vertalen verzorgt de afgesproken werkzaamheden voor uw opdracht.

Meer uitleg over de volgorde vindt u in hoe een legalisatie werkt.

Voor uw vertaling kiest u bij Urgent Vertalen voor drie gecontroleerde certificeringen: ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement, ISO 17100 voor vertaaldiensten en ISO 27001 voor informatiebeveiliging.

Vraag uw offerte voor vertaling en legalisatie aan. Stuur een leesbare scan, het bestemmingsland, de gewenste taal en leverdatum mee. Wij maken de kosten en planning voor u concreet.

Veelgestelde vragen over apostilles

Wat is legalisatie?

Legalisatie maakt de officiële herkomst van een document controleerbaar voor gebruik in een ander land. Een apostille is daarvan een verkorte vorm. De inhoud wordt hiermee niet goedgekeurd.

Wat is een apostille?

Een apostille bevestigt de handtekening, de hoedanigheid van de ondertekenaar en eventueel het zegel of de stempel. De verklaring vervangt de gebruikelijke diplomatieke of consulaire legalisatie waar het Apostilleverdrag voor het document tussen de betrokken landen geldt.

Welke documenten kunnen worden gelegaliseerd?

Afhankelijk van het document en de betrokken landen komen onder meer de volgende documenten voor legalisatie in aanmerking:

• Akten van de burgerlijke stand
• Rechterlijke uitspraken
• Geschikte onderwijsdocumenten
• Notariële akten
• Papieren, gewaarmerkte KVK-uittreksels
• Beëdigde vertalingen

Of een apostille, andere legalisatie of vrijstelling geldt, leest u in de document- en landeninformatie van NederlandWereldwijd. Voor sommige documenten zijn voorbereidende controles nodig.

Hoe vraagt u een apostille aan?

Voor een geschikt Nederlands document vraagt u de apostille aan bij een rechtbank, na de eventuele voorbereiding. Voor een buitenlands origineel vraagt u de apostille aan in het land van afgifte. Wilt u het regelwerk uitbesteden? Vraag Urgent Vertalen om een voorstel voor uw vertaling en legalisatie.

Officiële bronnen

Geraadpleegd op 31 oktober 2026: het Apostilleverdrag, het HCCH Apostille Handbook, de uitleg van NederlandWereldwijd en de hierboven genoemde informatie van Rechtspraak, DUO en KVK.