Hoe werkt een legalisatie?

Heeft u een document nodig voor werk, studie, een huwelijk of een zakelijke aanvraag in het buitenland? Urgent Vertalen helpt u met de juiste legalisatieroute voor uw opdracht. U ontvangt vooraf een duidelijk voorstel voor de werkzaamheden, kosten en planning. Zo geeft u het regelwerk gericht uit handen.

Legalisatie bevestigt onder meer wie een officieel document heeft afgegeven en of de handtekening, het zegel of de stempel echt is. Een apostille is een verkorte vorm van legalisatie. Welke route u nodig heeft, hangt af van het document, het land van afgifte en het land van gebruik. Soms geldt een vrijstelling. Legalisatie bevestigt niet dat de inhoud van een document klopt.

Deze uitleg gaat over Nederlandse documenten en in Nederland opgestelde beëdigde vertalingen voor gebruik in het buitenland. Voor een buitenlands document dat u in Nederland wilt gebruiken, volgt u de informatie per land van afgifte van NederlandWereldwijd.

Uw document legaliseren in vier stappen

1. Stuur uw document en bestemming. Vermeld in welk land u het document wilt gebruiken, waarvoor het nodig is en welke instructies u van de ontvanger heeft gekregen.
2. Bepaal de voorbereiding. De documentsoort bepaalt of eerst een handtekening of controle van een andere bevoegde instantie nodig is. Op NederlandWereldwijd kiest u het Nederlandse document en het land van gebruik.
3. Volg de passende legalisatieroute. Geldt het Apostilleverdrag voor uw document tussen Nederland en het bestemmingsland, dan vervangt een apostille de gebruikelijke legalisatieketen. Voor andere routes kunnen het Consulair Dienstencentrum en de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland nodig zijn. De voorbereiding verschilt per document.
4. Spreek de oplevering af. Heeft u ook een vertaling nodig? Dan nemen we de gewenste taal en vertaalvorm mee in uw aanvraag. U weet vooraf welke werkzaamheden zijn afgesproken en hoe u uw documenten ontvangt.

Urgent Vertalen verzorgt de afgesproken stappen van uw legalisatieservice. Wilt u eerst de begrippen vergelijken? Lees dan het verschil tussen legalisatie en apostille.

Welke voorbereiding vraagt uw document?

De juiste voorbereiding begint met het document zelf. Stuur een complete, leesbare scan mee voor de beoordeling van uw opdracht. Daarna spreken we af welke originele stukken of gewaarmerkte afschriften voor de uitvoering nodig zijn.

• Diploma of cijferlijst: bekijk de voorwaarden voor legalisatie bij DUO. DUO controleert of het Nederlandse opleidingsdocument aan de voorwaarden voldoet; daarna volgt de toepasselijke vervolgstap.
• Medisch of zakelijk document: vermeld wie het document heeft afgegeven en ondertekend. De documentinstructies van NederlandWereldwijd helpen bepalen welke instantie de handtekening eerst moet bevestigen.
• Beëdigde vertaling: stem de doeltaal af op de ontvanger. De vertaling en het oorspronkelijke document kunnen ieder eigen legalisatiestappen hebben. Bekijk ook onze dienst voor beëdigde vertalingen.

De uitleg van Rechtspraak over apostille en legalisatie beschrijft de rechtbankstap en voorbeelden van voorafgaande controles. Voor de route via Buitenlandse Zaken vindt u de voorwaarden bij het Consulair Dienstencentrum.

Wat bevestigt de legalisatie op uw document?

U herkent de legalisatie bijvoorbeeld aan een stempel of sticker. Een apostille heeft een vast model en vermeldt onder meer de ondertekenaar, diens hoedanigheid en de instantie die de apostille afgeeft. Daarmee is de officiële herkomst controleerbaar. De ontvangende organisatie beoordeelt daarnaast de inhoud en de eisen voor uw aanvraag.

Legalisatie persoonlijk geregeld vanuit Den Haag

Wilt u zelf de route niet langs verschillende instanties doorlopen? Urgent Vertalen neemt de afgesproken vertaal- en legalisatiewerkzaamheden voor u uit handen. Vanuit ons kantoor in Den Haag stemmen we uw documenten, bestemming en gewenste planning met u af. U ontvangt een vrijblijvende offerte met een duidelijke prijs.

Urgent Vertalen is gecertificeerd volgens ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement, ISO 17100 voor vertaaldiensten en ISO 27001 voor informatiebeveiliging.

Bekijk de video over onze legalisatieservice:

Vraag uw offerte voor legalisatie aan en stuur uw document, het bestemmingsland en uw gewenste leverdatum mee. Wij bespreken de aanpak en de kosten voordat u opdracht geeft.