Documenten legaliseren bij het Chinese Consulaat; Wees goed voorbereid!

Met deze tips en checklist gaat u voorbereid van start

Wanneer u een document in China wilt gaan gebruiken, is het noodzakelijk om het document te laten legaliseren bij het Chinese Visa Application Service Center in Den Haag. Dit servicecentrum verzorgt de legalisatie van documenten namens de Chinese Ambassade. Wanneer u dit niet doet is het namelijk geen officieel erkend document en kunt u er geen gebruik van maken in China. De Ambassade van China heeft specifieke eisen met betrekking tot het legaliseren van een document. Door het lezen van deze blog zorgt u ervoor dat u goed voorbereid op pad gaat en dat u niet voor verrassingen komt te staan.

In deze blog vertellen we u onder anderen:

  • Belangrijke informatie voordat u begint met legaliseren bij het Chinese consulaat
  • Wanneer een beëdigde vertaling Chinees moet plaatsvinden
  • Hoe u de legalisatie zelf kunt verzorgen, stap voor stap
  • Waarom u tijd en geld bespaart door de legalisatie door Urgent Vertalen te laten verzorgen
  • Wat de kosten en openingstijden zijn van het Chinese Visa Application Service Center in Den Haag
  • Bereikbaarheid Chinese Visa Application Service Center tijdens Corona-crisis

U wilt toch ook niet huiswaarts keren zonder resultaat?

Dagelijks reizen er mensen met hun documenten naar de Chinese Ambassade in Den Haag om hun documenten te laten legaliseren. Zij staan soms uren in de rij en wat blijkt? De documenten worden geweigerd voor de legalisatieprocedure omdat een van de instanties verkeerde inlichtingen over de procedure heeft gegeven. Daardoor voldoen de documenten niet aan de vereisten van de Chinese Ambassade, waardoor men zonder enig resultaat huiswaarts keert. Aangezien de benodigde stappen voor de legalisatie van documenten voor het gebruik in China afwijken van de logica van legaliseren voor andere landen, is de informatievoorziening vanuit de Nederlandse Rijksoverheid en andere instanties helaas ook niet altijd up-to-date, waardoor u alsnog verrast kan worden door afwijzing van uw legalisatieverzoek.

Geen tijd of zin om uw document zelf te legaliseren? Wij hebben de oplossing!

Heeft u geen zin om zich verder te verdiepen in de legalisatie voor China of heeft u gewoon even geen tijd? Maak dan gebruik van onze legalisatieservice. In de meeste gevallen is het zelfs voordeliger, u bespaart tijd en het is sneller geregeld! Neem vrijblijvend contact met ons op en laat al uw documenten zorgeloos legaliseren. Door ons dagelijkse contact met het Chinese Visa Application Service Center en met de Chinese Ambassade zijn wij altijd op de hoogte van de meest recente wijzigingen rondom het legalisatieproces, waardoor wij niet voor verrassingen komen te staan.

Let op! In verband met de huidige Corona-crisis is het niet mogelijk om zonder afspraak het consulaat te betreden. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen.

 

Belangrijk om te weten voordat u kunt beginnen met legaliseren bij het Chinese Service Center

  • Documenten die niet afkomstig zijn uit Nederland

De Chinese Ambassade in Den Haag kan alleen documenten legaliseren die oorspronkelijk afkomstig zijn van een Nederlandse instantie. Indien u bijvoorbeeld een document heeft dat afkomstig is uit België, dient u dit te legaliseren bij het Chinese Ambassade in Brussel (België).

 

  • Elk soort document heeft een eigen legalisatie- en vertaalroute om uiteindelijk bij het consulaat van China te kunnen worden gelegaliseerd.

Het legaliseren van een document voor China lijkt niet zo spannend, maar vaak worden er een paar stappen overgeslagen en worden de documenten niet volgens de vereisten van het Chinese Ambassade ingeleverd. Hierdoor wordt uw legalisatieverzoek afgekeurd en kunt u weer helemaal opnieuw beginnen. Dit neemt niet alleen extra tijd in beslag maar het brengt ook extra kosten met zich mee. Omdat wij dagelijks legalisaties voor China verzorgen, zijn wij bekend met alle procedures voor elk soort document. Door contact met ons op te nemen komt u niet voor onnodige verrassingen te staan en bent u verzekerd van de juiste route van de Chinese Ambassade. Neem gerust en geheel vrijblijvend contact met ons op. Zo kunnen wij samen uw legalisatieroute uitstippelen. Een telefoongesprek van nog geen 5 minuten met één van onze adviseurs zorgt ervoor dat u direct een persoonlijk plan van aanpak heeft waarmee u aan de slag kunt en dat zonder verdere verplichtingen om van onze diensten gebruik te maken.

Stap 1: Eerst uitzoeken of uw document nog ergens anders moet worden gelegaliseerd alvorens u naar het ministerie van Buitenlandse Zaken gaat.

De bedoeling is dat alle documenten bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd. Echter, het Ministerie van Buitenlandse Zaken kan niet alle documentsoorten direct legaliseren alvorens er elders een legalisatie van het document heeft plaatsgevonden. Dit zult u daarom eerst moeten uitzoeken voordat u naar het ministerie van Buitenlandse Zaken gaat om uw document te laten legaliseren.

Hieronder geven wij een aantal voorbeelden van documenten die niet direct door het Ministerie van Buitenlandse Zaken gelegaliseerd kunnen worden:

- Diploma’s / cijferlijsten: Eerst legalisatie bij DUO
- Doktersverklaringen: Eerst legalisatie bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
- Documenten afkomstig van de Belastingdienst: Eerst legalisatie bij het Ministerie van Financiën (niet altijd)
- Documenten afkomstig van een notaris: Eerst legalisatie bij de Rechtbank
- Een volmacht en/of kopie van het legitimatiebewijs dient ondertekend te worden in het bijzijn van een notaris, vervolgens zal de notaris zijn/haar verklaring met stempel en handtekening hieronder plaatsen en dient dit document eerst gelegaliseerd te worden bij de Rechtbank, waarna het Ministerie van Buitenlandse Zaken het document kan legaliseren.

Staat uw soort document er niet bij of heeft u nog andere vragen?

Neem dan even contact met ons op. Wij helpen u graag verder om u van informatie te voorzien rondom de legalisatieroute van uw document.

 

Stap 2: Legalisatie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag

Het officieel erkende document dat u wilt laten legaliseren bij de Chinese Ambassade zal ook altijd gelegaliseerd moeten worden bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag bij het Consulair Dienstencentrum (CDC). U kunt hier zonder afspraak uw documenten voor legalisatie aanbieden.

Het bezoekadres van het ministerie van Buitenlandse Zaken:

Rijnstraat 8
2515 XP Den Haag

Openingstijden:

Maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 12.30 uur.

Gesloten op zaterdag, zondag en officiële feestdagen (Nederland).

Kosten voor een legalisatie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken:

Per document dat u dient te legaliseren: € 10,-

 

Extra informatie:

- De gemiddelde wachttijd is 1 uur.

- U kunt in de buurt betaald parkeren.

- Op 2 minuten loopafstand van Den Haag Centraal station

Stap 3: Beëdigde vertaling naar het Engels of Chinees

Voor uw vertrek kunt u een groot aantal belangrijke zaken regelen die voorkomen dat u tijdens uw reis mogelijk een financiële tegenvaller krijgt, ofwel onvoorziene administratieve rompslomp die u vanuit uw vakantiebestemming niet kunt regelen.

Het Chinese consulaat legaliseert alleen documenten die (na het uitvoeren van de eerdergenoemde stappen) volledig in het Engels of in het Chinees zijn opgesteld. Documenten die in het Nederlands zijn opgesteld dienen dus, nadat stap 1 en stap 2 grondig zijn uitgevoerd, beëdigd vertaald te worden.

Beëdigde vertaling Chinees of Engels?

De Chinese Ambassade accepteert documenten in het Engels en in het Chinees. Wanneer u voor een beëdigde vertaling Engels kiest, is het wel belangrijk dat u er zeker van bent dat het gelegaliseerde document in China bij de desbetreffende instantie ook in het Engels wordt geaccepteerd, iets wat nog niet altijd het geval is. Indien het achteraf niet geaccepteerd wordt, dient het document alsnog vertaald te worden naar het Chinees. Dit is natuurlijk zonde van uw tijd en geld, daarom adviseren wij bij twijfel voor een beëdigde vertaling Chinees te kiezen. U kunt ook contact opnemen met de desbetreffende instantie in China om daar na te vragen of men de documenten in het Engels accepteert.

Officiële vertaling door een beëdigd vertaler

Alleen een beëdigd vertaler die staat ingeschreven bij de Nederlandse Rechtbank mag deze officiële vertaling verzorgen. Voor een beëdigde vertaling Chinees of een beëdigde vertaling Engels bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben beëdigde vertalers voor u klaarstaan die dagelijks officiële vertalingen verzorgen volgens de strenge eisen van de Ambassade van China. Daarbij hanteren wij een zeer scherp tarief en een perfecte kwaliteit en is de vertaling altijd zeer snel klaar. Ook voor een spoedvertaling Chinees of Engels kunt u bij ons terecht.

Speciale manier van brondocument en vertaling hechten

De beëdigde vertaling Chinees of Engels dient gehecht te worden aan het origineel van het door het Ministerie van Buitenlandse Zaken gelegaliseerde document en dient met notarieel touw met daaroverheen een rode ingedrukte zegel van de beëdigd vertaler gehecht te zijn. Documenten die met slechts een nietje of een ringetje erdoor aan elkaar gehecht zijn, worden dus geweigerd bij de Ambassade van China. Het is dus belangrijk dat u eerst stap 1 en stap 2 heeft uitgevoerd, voordat u het document laat vertalen, omdat de legalisaties tot aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken ook meegenomen dienen te worden in de beëdigde vertaling, anders zullen de documenten worden afgewezen.

Stap 4: Legalisatie bij het Chinese Visa Application Service Center

Indien de documenten bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken gelegaliseerd zijn, eventueel ook na te zijn gelegaliseerd bij andere instanties (afhankelijk van uw document) en beëdigd zijn vertaald naar het Chinees of het Engels, bent u nog maar enkele stappen verwijderd van het moment dat u uw documenten ter legalisatie bij het Chinese Visa Application Service Center in Den Haag kunt aanbieden.

Aanvraagformulier voor het legaliseren bij het Chinese Visa Application Service Center

Voor het aanvragen van de legalisatie bij het Chinese Visa Application Service Center zult u het aanvraagformulier voor legalisatie moeten invullen en ondertekenen. U kunt het aanvraagformulier downloaden via onderstaande button:

 

Hulp bij het invullen van het legalisatieformulier voor Chinese legalisatie

Uiteraard is het van groot belang dat het legalisatieformulier correct wordt ingevuld. Bij twijfel kunt u gerust even telefonisch contact met ons opnemen om het formulier door te nemen, wij helpen u graag bij het correct invullen van het aanvraagformulier. U kunt het ingevulde formulier ook per e-mail naar ons toesturen, zodat wij het even voor u kunnen controleren, dit alles geheel vrijblijvend en zonder verplichting tot afname van verdere diensten.

Natte handtekening

Het aanvraagformulier zult u samen met de eerder vertaalde en gelegaliseerde documenten moeten aanbieden met een “natte handtekening”. Dit betekent dat het aanvraagformulier in originele vorm ondertekend moet worden. Een kopie van de ondertekening volstaat dus niet. Indien de persoon van wie de documenten zijn buiten Nederland verblijft, zal het aanvraagformulier alsnog door de desbetreffende persoon in het buitenland moeten worden ondertekend en vervolgens via de post of via een koerierdienst naar Nederland worden verzonden.

Wat u allemaal moet toevoegen bij het aanvraagformulier

Er moet altijd een kopie van het legitimatiebewijs van de persoon die het aanvraagformulier heeft ingevuld, worden toegevoegd. Het moet duidelijk zichtbaar zijn dat de handtekening op het aanvraagformulier overeenkomt met de handtekening die op het legitimatiebewijs staat. Ook eist het consulaat van China een extra kopie van het volledige te legaliseren document (brondocument + eventuele beëdigde vertaling Chinees of beëdigde vertaling Engels).

Verschillende stappen bij het legaliseren van particuliere en zakelijke documenten

Het aanvraagformulier dient ingevuld en ondertekend te worden door de persoon die de eigenaar is van het document. De naam van de persoon/ verantwoordelijke dient dus op het document te staan. Indien het gaat om een zakelijk document waar de verantwoordelijke persoon niet op staat, zult u ook een kopie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel moeten afgeven, hierop is de tekenbevoegde uit te lezen. Als er een holding boven het bedrijf zit, zult u dus ook een kopie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel van de holding mee moeten nemen waarop de naam van de tekenbevoegde staat aangegeven.

Het bezoekadres van servicecentrum van de Chinese Ambassade:

Chinese Visa Application Service Center
Maanweg 174 (9e etage)
2516 AB Den Haag

Openingstijden:

Maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 15.00 uur

Gesloten op zaterdag, zondag en officiële feestdagen (Nederland en China).

Let op! In verband met de huidige Corona-crisis is het niet mogelijk om zonder afspraak het consulaat te betreden.
U dient per e-mail een afspraak voor bezoek te maken via het volgende e-mailadres: haguecenter@visaforchina.org

Kosten voor een legalisatie bij de Ambassade van China:

Het legaliseren van particuliere documenten: €40,- (exclusief 21% btw) per document.
Het legaliseren van zakelijke documenten: €80,- (exclusief 21% btw) per document.
Uw document met spoed laten legaliseren: €62,- (exclusief 21% btw) extra per document (bovenop de eerdergenoemde kosten).

Let op! Betalingen aan het Chinese Visa Application Service Center kunnen enkel met bankkaart of met Alipay, helaas geen contante betaling mogelijk.

Levertijd:

Normale procedure: 4 werkdagen
Spoedprocedure: 2 werkdagen

Extra informatie:

- De gemiddelde wachttijd om uw documenten aan te bieden is 45-60 minuten.
- De gemiddelde wachttijd om uw gelegaliseerde documenten op te halen is 15 minuten.
- U kunt in de buurt betaald parkeren.

Voor het gemak nog even een korte checklist:

- Originele documenten zijn, indien nodig, eerst gelegaliseerd bij een andere instantie, alvorens deze bij het CDC te laten legaliseren.
- De originele documenten zijn gelegaliseerd bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
- Beëdigde vertaling laten uitvoeren naar het Engels of het Chinees en laten binden/hechten aan het origineel op de specifieke wijze die de Ambassade van China eist met een rood touw en een rode drukzegel verbonden.
- Legalisatieformulier Ambassade China correct ingevuld door de persoon van wie het document is en met een natte handtekening ondertekend (als origineel, geen kopie).
- Kopie legitimatiebewijs van de persoon die het legalisatieformulier heeft ingevuld.
- Op tijd afspraak maken met het Chinese Visa Application Service Center voor legalisatie (momenteel zonder afspraak geen toegang)

Wat is het voordeel om mijn legalisatie door Urgent Vertalen te laten verzorgen?


- Besparing van tijd;

Hiervoor bent u minimaal 3 losse ochtenden kwijt.

- Besparing van geld, uw reiskosten zijn vaak hoger dan onze servicekosten;

(1x op en neer reizen naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en 2x op en neer reizen naar het Chinese Service Center). Uw reiskosten zijn vaak al hoger dan het kleine bedrag aan servicekosten dat wij rekenen.

- Milieubewust;

Aangezien wij in Den Haag zijn gevestigd, kunnen wij uw legalisatie verzorgen met gebruik van de elektrische fiets.

- Op de hoogte van de meest recente eisen van de Chinese Ambassade.

Nauw contact omdat wij dagelijks legalisaties verzorgen voor het gebruik in China.

- Zorgeloos de volledige legalisatieprocedure en beëdigde vertaling bij Urgent Vertalen laten verzorgen.

- Een beëdigde vertaling Chinees of een beëdigde vertaling Engels laten verzorgen tegen een scherp tarief en zeer snel, dat scheelt weer extra tijd.

Heeft u nog vragen over het legalisatieproces voor China, of wilt u graag gebruik maken van onze vertaal- en/of legalisatieservice? Het vertaalbureau in den Haag regelt dit voor u! Neem vrijblijvend contact op met één van de adviseurs van ons vertaalbureau. Wij helpen u graag een persoonlijk legalisatieplan op te stellen, zodat u zeker weet dat uw documenten in China zullen worden geaccepteerd!