Om de juiste route te bepalen moet je eerst controleren of het land van bestemming van een document meedoet aan het Apostilleverdrag. Kijk of desbetreffend land in de lijst staat op de volgende pagina van NederlandWereldwijd.
Lees ook ons blog over het verschil tussen een legalisatie en een apostille.
Staat het land waar je de legalisatie voor nodig hebt in de lijst? Dan is dat is goed nieuws. Dat betekent namelijk dat de route die doorlopen moet worden korter is dan voor landen die niet in deze lijst staan. Er is geen verschil tussen een legalisatie en apostille. Een apostille is namelijk ook een legalisatie, maar dan verkregen via een verkorte route wanneer je dit vergelijkt met een traditionele legalisatie.
De traditionele legalisatieroute houdt in dat documenten voor gebruik buiten Nederland eerst door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag gelegaliseerd moeten worden. Hierna kan het consulaat van het land van bestemming de documenten legaliseren en worden deze vervolgens officieel erkend in het desbetreffende land.
De landen die meedoen aan het Apostilleverdrag hebben een verkorte legalisatieroute met elkaar afgesproken. Zodra er een apostille op een document staat is dit document vervolgens officieel erkend in alle landen die meedoen aan het Apostilleverdrag. Dit betekent dat desbetreffend document dus niet gelegaliseerd hoeft te worden door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en ook niet door het consulaat van het land. Wel zo fijn.
Het voordeel van een apostille is dus ook dat met deze apostille het document gelijk in verschillende landen officieel erkend wordt. Via de traditionele legalisatie geldt het document alleen als gelegaliseerd in het land waarvan het consulaat de legalisatie heeft uitgevoerd.
Hoe legaliseer je documenten?
De legalisatie van documenten in het geval dat een land meedoet aan het Apostilleverdrag dient te worden uitgevoerd door de Centrale Balie / Informatiebalie van de Rechtbank van Nederland. De legalisatie door middel van een apostille kan bij iedere rechtbank die een centrale balie of informatiebalie heeft worden uitgevoerd. Een overzicht van de locaties van Rechtbanken is terug te vinden op de website van Rechtspraak:
Als het land van bestemming niet meedoet aan het Apostilleverdrag is een legalisatie via de traditionele route noodzakelijk, oftewel een legalisatie via het Ministerie van Buitenlandse Zaken en via het consulaat van het land van bestemming.
Let op! Niet alle documenten kunnen gelegaliseerd worden.
Niet alle documenten van Nederlandse instanties kunnen direct gelegaliseerd worden door de rechtbank en/of bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken; hier zijn uitzonderingen in. Een paar voorbeelden vind je hieronder:
- Diploma’s en cijferlijsten dienen eerst door DUO gelegaliseerd te worden; voor meer informatie over de DUO-legalisatie, ga naar de website van DUO:
- Documenten afkomstig van de Belastingdienst moeten eerst gelegaliseerd worden door het Ministerie van Financiën; meer informatie hierover is te vinden op de website van de Rijksoverheid:
- Gezondheidsverklaringen dienen eerst gelegaliseerd te worden door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS); meer informatie hierover is te vinden op de website van de Rijksoverheid:
- Legalisatie van een handtekening van tekenbevoegden vanuit ondernemingen dient eerst gerealiseerd te worden via de KvK. Helaas is het niet meer mogelijk om zelf bij de KvK een document te laten legaliseren; hiervoor is een erkend legalisatiebureau nodig. Vertaalbureau Urgent Vertalen is door de KvK erkend om namens jou de legalisatie bij de KvK te laten verzorgen.
- Handtekeningen van beëdigde vertalers en legalisatienotarissen kunnen voor de traditionele legalisatieroute niet direct gelegaliseerd worden door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Documenten afkomstig van een beëdigd vertaler of notaris dienen eerst gelegaliseerd te worden door de rechtbank, waarna deze door het Ministerie van Buitenlandse Zaken kunnen worden gelegaliseerd.
Hoe ziet een gelegaliseerd document eruit?
Het legaliseren van een document is eigenlijk het bevestigen van het feit dat de handtekening die op het document staat correct is geplaatst door een persoon die hiervoor bevoegd is. Ter illustratie:
- een beëdigde vertaling uitgevoerd door Urgent Vertalen wordt voorzien van een stempel, handtekening en een verklaring van de beëdigd vertaler.
Deze beëdigd vertaler staat ingeschreven in het register van de Nederlandse Rechtbank en heeft hier zijn/haar handtekening gedeponeerd voor controle, waarna de rechtbank aan de hand van de legalisatie bevestigt dat de handtekening van de beëdigd vertaler van Urgent Vertalen correct is en dat hiermee de beëdigde vertaling dus als betrouwbaar wordt gezien. De medewerker van de rechtbank voorziet het document van een extra zegel (de legalisatie) en ondertekent ter bevestiging dat het document correct is.
Volgens de traditionele legalisatieroute ga je vervolgens naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken, waarbij een medewerker van het Consulair Dienstencentrum CDC van het Ministerie van Buitenlandse Zaken de echtheid van de handtekening van de medewerker van de rechtbank bevestigt. Vervolgens voorziet de medewerker het document van een legalisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en zet hier een zegel en handtekening op.
Na de legalisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken kun je met het document naar het consulaat en zal de consul de echtheid van de handtekening van de medewerker van het Ministerie van Buitenlandse Zaken bevestigen, waarna het document door de consul wordt ondertekend.
Nadat het document is voorzien van de handtekening van de consul is het daarmee een officieel erkend document in het land van bestemming.
Indien het document gebruikt wordt in een land dat meedoet aan het Apostilleverdrag, zal in het voorbeeld van de legalisatie van een beëdigde vertaling enkel gelegaliseerd worden door de rechtbank. De medewerker van de rechtbank bevestigt de correctheid van de handtekening van de beëdigd vertaler en voorziet het document van een apostille-legalisatie. In deze apostille is te lezen dat de handtekening van de beëdigd vertaler erkend wordt door de rechtbank en staat met grote letters boven de legalisatie het woord “Apostille”.
Zoals hierboven te lezen is, kan het legaliseren van documenten ingewikkeld zijn en tijdrovend.
Vertaalbureau Urgent Vertalen kan jou de volledige legalisatieprocedure uit handen nemen, waarna je de documenten klaar voor gebruik in het buitenland zult ontvangen.
Omdat Urgent Vertalen gevestigd is in het centrum van Den Haag, met de rechtbank, ministeries en consulaten op steenworp afstand, kunnen wij de legalisatieroute voor een zeer schappelijk tarief aanbieden. In veel gevallen is het zelf vrij moeten nemen van werk en betalen van benzine- en parkeerkosten duurder dan wat je betaalt voor onze legalisatieservice. Met de legalisatieservice van Urgent Vertalen kom je ook niet voor verrassingen te staan en het scheelt je een hoop tijd.
Het legalisatieproces van vertaalbureau Urgent Vertalen is inmiddels op film vastgelegd, wat een goed beeld geeft van hoe wij ons op onze elektrische fietsen door Den Haag manoeuvreren om overal de benodigde legalisaties te verkrijgen. Het legalisatiegemak van Urgent Vertalen is hier te bekijken:
Ben je benieuwd naar wat voor jou de juiste legalisatieroute is? Neem vrijblijvend contact op met een van onze projectleiders en ontvang geheel vrijblijvend een plan op maat.
