Officiële documenten die in Nederland worden uitgegeven door de overheid of andere officieel erkende instellingen zijn niet per definitie ook officieel erkend in het buitenland. Om documenten officieel erkend te laten worden buiten Nederland, dienen deze documenten gelegaliseerd te worden.
De manier van legalisatie varieert per land van bestemming. En wanneer je een document hebt laten legaliseren voor het ene land, wil dat nog niet zeggen dat het automatisch door andere landen ook officieel erkend wordt. Het is dus verstandig om jezelf goed voor te bereiden, zodat je documenten niet afgewezen worden wanneer je met desbetreffende documenten buiten Nederland aan de slag wilt. Goede voorbereiding voorkomt onnodige teleurstelling, extra kosten en tijdverspilling.
De betekenis van een apostille
Wat is een apostille nu eigenlijk? Een apostille is een gestandaardiseerde stempel of sticker die door een bevoegde autoriteit, zoals een rechtbank, op een officieel document wordt geplaatst. Deze apostille bevestigt de echtheid van de handtekening, het zegel of de stempel op het document, waardoor het internationaal erkend wordt in landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van 1961. Dit verdrag vereenvoudigt de legalisatieprocedure voor openbare documenten, zodat deze zonder verdere legalisatie in andere deelnemende landen gebruikt kunnen worden.
De betekenis van een legalisatie
En wat is dan precies een legalisatie? Legaliseren is het proces waarbij een document officieel wordt bekrachtigd voor gebruik in een ander land. Dit houdt in dat de echtheid van een handtekening, zegel of stempel op een document wordt bevestigd door bevoegde autoriteiten. Na legalisatie wordt het document erkend als authentiek en rechtsgeldig in het buitenland. Het is belangrijk op te merken dat legalisatie de inhoud van een document niet verifieert, maar enkel de vorm en de afgifte ervan door een officiële instantie bevestigt.
Lees ook meer over hoe een legalisatie werkt.
Wat is het verschil tussen een legalisatie en een apostille?
Het verschil tussen een legalisatie en een apostille ligt in de procedure en de toepassing ervan bij het gebruik van officiële documenten in het buitenland.
Apostille: Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie die wordt toegepast tussen landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van 1961. Met een apostille bevestigt een bevoegde autoriteit, zoals een rechtbank, de echtheid van een handtekening, zegel of stempel op een document. Hierdoor kan het document zonder verdere legalisatie gebruikt worden in andere deelnemende landen.
Legalisatie: Legalisatie is een meer uitgebreide procedure die nodig is wanneer het document bestemd is voor een land dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag. Dit proces omvat doorgaans meerdere stappen, waarbij verschillende autoriteiten de echtheid van een document moeten bevestigen. Dit kan onder andere inhouden dat een document eerst wordt geverifieerd door nationale instanties, gevolgd door legalisatie door het consulaat of de ambassade van het land waar het document voor bedoeld is.
Kort samengevat: een apostille biedt een snellere en eenvoudigere manier van legalisatie voor landen die deelnemen aan het Apostilleverdrag, terwijl de traditionele legalisatieprocedure uitgebreider is en wordt toegepast voor landen die niet aan dit verdrag deelnemen.
